Digitales Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement

📹 Es flat­tert so einiges an Papi­er in unseren Briefkas­ten. Und dann? Lan­det es auf einem Stapel, bis dieser umkippt oder man vol­lkom­men den Überblick ver­loren hat. Oder?! 😅

👋 Sag dem Papierkram doch ein­fach leise “TschĂŒss” mit unseren Tipps!

1⃣ Du brauchst am besten einen guten Scan­ner (den Mul­ti­funk­tions­druck­er, den wir gestern vorgestellt haben, zum Beispiel). Not­falls kannst Du auch abfo­tografieren, allerd­ings ist das meist qual­i­ta­tiv nicht so gut und umstÀndlicher.

2⃣ Etwas Diszi­plin ist lei­der trotz­dem nötig. Leg Dir am besten 1x im Monat oder 1x im Quar­tal einen fes­ten Ter­min in den Kalen­der, an dem Du alles Ange­fal­l­ene ein­scannst und ablegst. Du brauchst außer­dem ein Sys­tem, nach dem Du die Doku­mente sortierst und ablegst. Auch eine feste Namen­srou­tine kann helfen. Son­st hast Du wieder schnell den Überblick verloren.

3⃣  Du brauchst eine Soft­ware-Lösung fĂŒr die Ablage. Es gibt Apps und Pro­gramme dafĂŒr, prinzip­iell tut es aber ein­fach das nor­male Ord­ner­sys­tem im Win­dows Explor­er oder Mac Find­er. Lege Dir dafĂŒr ein fĂŒr Dich passendes Ord­nerverze­ich­nis mit Unterord­nern an. Hil­fre­ich sind auch sog. Tags zu vergeben. Auf Mac geht das per Recht­sklick auf die entsprechende Datei > Tag. Auf Win­dows per Recht­sklick auf die Datei > Eigen­schaften > Einzel­heit­en > Stich­worte. Über­lege Dir auch ein passendes Sys­tem fĂŒr die Tags.

đŸ“„ Bei vie­len Ver­sicherun­gen, Providern, Banken, usw. kannst Du ein­stellen, dass Du keine Briefe mehr bekommst, son­dern Dir die Doku­mente als PDF aus einem Por­tal herun­ter­laden. Aber auch da brauchst Du etwas Diszi­plin: Du soll­test die Doku­mente dann auch wirk­lich regelmĂ€ĂŸig herun­ter­laden und bei Dir ablegen.

👉 Wir empfehlen, alle Doku­mente aber dann nochmal extra zu sich­ern. DafĂŒr sind externe Fest­plat­ten, extra solide, große Spe­icherkarten oder auch sog. NAS-Serv­er geeignet.

Wir berat­en Dich gern dazu. Tel. 03621–227883

 

Diana Dötsch (Kasse)

Diana Dötsch

Hallo, ich bin Diana Dötsch und berate Euch zu allen Tarifen hier im Shop.

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